Pojem konverze dokumentů označuje proces převodu listinné podoby dokumentu do elektronické. Jedná se obdobu vidimace, tedy oficiální ověření (elektronické) kopie dokumentu. Pravost dokumentu je ověřena elektronickým podpisem a časovým razítkem (údajem prokazujícím čas pořízení elektronické kopie). Konvertovat je možno pouze originální dokumenty bez prokázaného zásahu občana (škrty, vsuvky, atd). Konverzi je ovšem možno provést i z elektronické podoby do listinné v případě, kdy občan potřebuje dokument například z datové schránky vlastnit fyzicky (dokument musí být ve formátu PDF opatřen elektronickým podpisem nebo ZFO formát dokumentu datové schránky).
Převody z listinné do elektronické podoby a naopak je dlouhodobě druhou nejvyužívanější službou, kterou občané využívají v rámci služeb CzechPOINT. Podstatné informace o tomto procesu jsou popsány níže.
Jedná se o úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů. Dokument, který provedením konverze vznikne, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl. V případě, že má dokument v listinné podobě více než 150 stran, jedná se o tzv. “rozsáhlý dokument”, který bude vyžadovat rozsáhlou konverzi. Provedení konverze takového dokumentu vyžaduje čas a prostor. Z tohoto důvodu se provádí pouze na specializovaných pracovištích, která jsou pro tyto potřeby vybavena a je vhodné se dopředu informovat o možnostech pracoviště (jak technických, tak časových).
Oficiálně konvertovat dokumenty z listinné do elektronické podoby (do formátu PDF) lze pouze osobně na pobočkách CzechPOINTu, a to v maximální rozměru A3. Konverzí se ovšem neprokazuje pravost dokumentu. Doložit lze pouze údaj o proběhlé konverzi, který dokazuje tzv. ověřovací doložka, která bude připojena ke kopii původního dokumentu.
Při konverzi dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru na kontaktním místě Czech POINT lze uložit dokument, který provedením konverze vznikl, do úschovny. Dokument bude v úschovně uložen po dobu 30 dnů. Další možností je nechat odeslat výstup konverze do určené datové schránky.
Z Úschovny je možno dokument stáhnout do 7 dnů po provedení konverze, případně je možno nechat dokument nahrát na vybrané médium (CD/DVD).
Částka účtovaná za konverzi je 30,- Kč za každou stranu dokumentu.
Jak postupovat při konverzi z listinné na elektronickou podobu:
Adresa Úschovny: https://www.czechpoint.cz/uschovna/.
Jedná se o úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě či datovém souboru do dokumentu v listinné podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů. Dokument, který provedením konverze vznikne, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl. Při konverzi dokumentu v datové zprávě nebo datovém souboru do listinné podoby může být dokument v datové zprávě nebo datovém souboru uložen do úschovny prostřednictvím tohoto portálu, nebo odesláním z datové schránky. Následně může být na kontaktním místě Czech POINT převeden do listinné podoby. Dokument určený pro konverzi může být uložen v úschovně až 30 dnů.
Částka účtovaná za konverzi je 30,- Kč za každou stranu dokumentu.
Jak postupovat při konverzi z elektronické do listinné podoby:
Adresa Úschovny: https://www.czechpoint.cz/uschovna/.
Úřední orgán může zamítnout konverzi některých dokumentů. Právo na to má v případě, že se jedná o dokument, který má jinou formu než listinnou či datové zprávy, a pokud jsou v jeho listinné podobě patrné změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost. Dokumenty v elektronické podobě není možno konverzovat, pokud nejsou elektronicky podepsané (toto lze ověřit při procesu nahrávání dokumentu do Úschovny).
Zároveň nelze konvertovat dokumenty jejichž jedinečnost nelze konverzí nahradit, zejména:
Autorizovaná konverze dokumentů opatřených ochrannými znaky (např. hologramy, giloše, vodoznaky) podléhá specifickým pravidlům podle zákona č. 300/2008 Sb.
Pokud je dokument opatřen ochrannými znaky, konverze se provádí následovně:
Pokud jde o bezpečnostní prvky na samotné konverzní doložce (při konverzi z elektronické do listinné podoby), používá se papír se speciálními ochrannými prvky, gilošemi a mikrotiskem, aby se zabránilo zneužití.
Doložka o provedení konverze je úřední potvrzení, které zaručuje, že převedený dokument (z listinné do elektronické podoby či naopak) má shodný obsah a stejné právní účinky jako originál. Vzniká přes Czech POINT a ukládá se do centrálního úložiště.
Jedná se o dokument vydávaný automaticky ke každé konverzi, která potvrzuje proběhnutí tohoto úkonu.
Prostřednictvím webového rozhraní je možné ověřit dokument, který vznikl provedením konverze. Pro kontrolu je nutné zadat číslo provedené konverze do pole Identifikační číslo ověřovací doložky. Toto číslo je umístěno na dokumentu pod 2D kódem. Systém pak zobrazí původní doložku o provedení konverze tak, jak byla vytvořena při samotné konverzi.
V případě, že nedojde ke shodě čísla v centrálním úložišti doložek s číslem doložky zadaným ke kontrole, jedná se o dokument, který v žádném případě nevznikl provedením konverze. V takovém případě nelze považovat kontrolovaný dokument za dokument vzniklý provedením konverze.
