Datové schránky občana slouží od 1. 7. 2009 k online komunikaci s orgány státní správy bez nutnosti jejich fyzické návštěvy a zřizuje a spravuje je Ministerstvo vnitra. Jedná se o bezplatné elektronické uložiště sloužící k dodávání dokumentů s ověřením totožnosti vlastníka schránky. Datové schránky slouží všem fyzickým, podnikajícím a právním osobám (podnikajícím a právnickým osobám zřizuje datovou schránku stát automaticky). Díky datovým schránkám si občané mohou nutnou komunikaci se státními orgány vyřídit z domova bez nutnosti jejich návštěv. Veškerá taková komunikace poté nepodlého žádným poplatkům, je tedy zdarma. Zpoplatněné jsou zprávy posílané jinam než na úřady, např. fyzickým osobám, firmám, OSVČ.
Možností získání datové schránky existuje několik. Ve chvíli, kdy si občan datovou schránku založí, už ji ovšem nemůže zrušit.
Nejjednodušším způsobem je založení datové schránky přímo v Portálu občana přes tlačítko Založit datovku fyzické osoby. Následuje její přiřazení do Portálu občana přes tlačítko Připojit datovku.
Datovou schránku lze založit také na kterékoli pobočce CzechPOINTu (nejčastěji na pobočkách České pošty a městských či obecních úřadech). Po vyřízení založení schránky je poté nutno vyčkat na e-mail s přístupovými údaji a následně se poprvé do schránky přihlásit.
Založení prostřednictvím písemné korespondence s DIA (Digitální a informační agentura).
Způsobů přihlášení do datové schránky existuje několik. První nabízenou možností je přihlášení pomocí uživatelského jména a hesla, které občan získá při založení schránky na pobočce CzechPOINTu (při zapomenutí přihlašovacích údajů je nutno opět dojít na pobočku a nechat si vystavit nové, v případě opakovaného obnovení údajů účtuje CzechPOINT poplatek). Další metody přihlášení jsou skrze Portál občana a Identitu občana.
2. Přihlášení pomocí identity občana
Přihlášení pomocí mobilního klíče eGovernmentu
Ověření identity občana pomocí přiřazeného ověřeného mobilního zařízení. Pro přihlášení je nutné naskenovat přes mobilní aplikaci (Mobilní klíč eGovernmentu) ověřovací QR kód.
Přihlášení pomocí eObčanky
Metoda vyžaduje ověřený občanský průkaz (pomocí hardwarové čtečky dokladů s příslušným softwarem), který byl vydán a aktivován po 1.7.2018.
Přihlášení pomocí NIA ID
Dvoufaktorové přihlášení pomocí uživatelského jména a hesla doplněné o autorizační SMS kód.
Přihlášení pomocí IIG
Přihlašovací metoda pro cizince (International ID Gateway).
Přihlášení pomocí bankovní identity
Metoda dostupná pro všechny klienty spřízněných bank. Občan se přihlašuje skrze mobilní aplikaci své banky, kde má bankovní identitu aktivovanou.
Přihlášení pomocí MojeID
MojeID je služba, kterou využívají i jiné služby a portály (např. obce, e-shopy, knihovny atd). Založení MojeID je ovšem časově náročné, protože je potřeba čekat na fyzicky doručený dopis do rukou uživatele, bez kterého nelze registraci dokončit.
Přihlášení pomocí I.CA identity
Jedná se o přihlašovací prostředek vydaný společností První certifikační autorita a.s.
To, že občan obdržel novou zprávu, se dozví tak, že mu dorazí upozornění na jeho ověřený notifikační e-mail. Existuje také možnost zasílání notifikačních SMS, které jsou ovšem zpoplatněny částkou 3,- Kč/kus. Ani v jednom případě se ovšem nejedná o kopii zprávy, ale pouze o upozornění na její přijetí. Pro zobrazení originální zprávy včetně jejích příloh se musí přihlásit do schránky.
Z bezpečnostních důvodů datová schránka neumožňuje uživatelům přeposílání zpráv na jejich soukromé e-maily, nicméně tato možnost lze nastavit v Portálu občana po spárování s datovou schránkou.
Na přijaté zprávy je možno také odpovídat. V tom případě dojde k automatickému vyplnění formuláře s údaji o adresátovi zprávy tak, aby byla zpráva doručena na správné místo. Cena odpovědi se liší podle toho, zda má být doručena fyzické osobě, či státnímu orgánu.
Při odesílání zpráv skrze datovou schránku je nutno nejdříve vyhledat příjemce zprávy (např. podle identifikačního čísla, ID schránky příjemce, či jména a dalších identifikačních údajů). Pokud se jedná o státní orgán, komunikace s ním je zdarma. Zprávy jiným adresátům než státním orgánům (např. zasílání faktur zákazníkům) jsou ovšem zpoplatněny částkou 10,- Kč (pozn. cena uvedená ve videu není aktuální). Pro tyto účely je nutné nejprve dobít Vaší schránce kredit a povolit přijímání a odesílání Poštovních datových zpráv. Zpráva odeslaná touto cestou má stejnou váhu jako fyzicky doručený doporučený dopis.
Odesílatel si vždy může u každé zprávy, kterou odešle ověřit, zda byla doručena a přečtena, a to díky Doručence – dokladu o doručení a stavu, v jakém se zpráva nachází. Stejně tak lze zjistit i informaci o nedoručení a důvodu nedoručení.
Kapacita datové schránky (počet vložených datových zpráv a jejich velikost) není omezená. Přijaté zprávy se ovšem po 90 dnech automaticky smažou. Každý občan má pro archivaci zpráv (jejich uložení) možnost využití služeb tzv. Datového trezoru – bezpečné úložiště, které uchová jeho dokumenty po neomezenou dobu. Jedná se ovšem o zpoplatněnou službu. Cena se pohybuje od 120,- Kč/rok za 20 uložených zpráv do 29 500,- Kč/rok za 5000 uložených zpráv. Jejich archivaci na delší dobu lze ovšem také nastavit v Portálu občana, a to bezplatně. Ten totiž nabízí všem uživatelům možnost využití automatické či manuální archivace datových zpráv. Služba Moje soubory poskytuje prostor pro ukládání do výše 1GB dat. Zprávy lze archivovat buď jednotlivě ručně, nebo lze provést automatickou archivaci všech zpráv v nastavení datové schránky v Portálu občana v sekci Datovka. Na stejném místě lze nastavit také přeposílání zpráv na e-mailovou adresu občana.
Pokud obsahuje datová zpráva přílohu (typicky výpis z nějakého registru či jiný formální dokument), může si jej občan stáhnout do počítače, případně využít jedno ze zmíněných úložišť. Pokud by chtěl občan dokument vytisknout a zároveň úředně ověřit jeho pravost, může využít služby konverze dokumentu, která jej automaticky odešle do úschovny CZECHPointu a občan má následně 30 dní, kdy si ho může jít vyzvednout a nechat ověřit (více v sekci Konverze dokumentů). Dokument lze konvertovat, pokud je u přílohy tato volba k dispozici.
Podívejte se na následující otázky. Dokážete na ně odpovědět? Pokud si nejste jistí, klikněte na otázku pro zjištění odpovědi.
Ano, zprávy jsou ovšem zpoplatněny částkou 10,- Kč.
Dokumenty, které neprojdou konverzí či je občan nestáhne na vlastní médium, zůstávají v datové schránce uložené standardně 90 dnů.
Existuje také bezplatná varianta uchování zpráv a dokumentů, která ovšem vyžaduje propojení datové schránky s Portálem občana.
Z důvodu bezpečnosti tato služba možná v nastavení Datových schránek není. Tuto možnost ovšem nabízí Portál občana (po připojení Datové schránky). Je ovšem potřeba vzít v potaz, že přeposílání zpráv na soukromý e-mail není doporučeno z důvodů bezpečnostních rizik.
Přijaté datové zprávy mazat nelze. Smažou se automaticky po vypršení 90 dnů od doručení.